Privacy- & Cookiebeleid

Dit dossier bestaat uit meerdere documenten:

  1. Register verwerkingen
  2. Bestuursbesluiten rondom de AVG
  3. Beleid rondom continuïteit
  4. Aanstelling Functionaris Gegevensbescherming
  5. Privacyverklaring

1      Register verwerkingen

In dit dossier is vastgelegd hoe de Stichting Eye For Others omgaat met de aan aar toevertrouwde (persoonsgegevens), met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld.

Ook is de privacyverklaring van de stichting in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe de privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de stichting van doen hebben.

De Stichting Eye For Others hanteert de volgende systemen voor de vastlegging van persoonsgegevens:

  1. Spreadsheet administratie, persoonsgegevens, overgenomen van:
  2. Het inschrijfformulier, zie bijlage
  3. De aanmeldingen voor de nieuwsbrief
  4. Persoonlijk contact met o.a. fondsen en sponsoren
  5. Een ontvangen visitekaartje

Het e-mailadres en mobiel nummer is nodig omdat de meeste informatie per e-mail  of via Whatsapp wordt verstuurd.

Van elk onderdeel wordt een apart bestand gemaakt.

Alle andere gegevens dan de basisgegevens die wij op het inschrijfformulier vragen hebben wij nodig om:

  • Een vliegticket te kunnen (laten) boeken (paspoortgegevens e.d.)
  • Bij een calamiteit tijdens de projectreis en in de voorbereiding hierop (gegevens thuisblijvers, zorgverzekeraar, gezondheidsklachten)
  • Bedrijfskleding te verstrekken (maat poloshirt)
  • Kopie paspoort (controle of gegevens goed zijn ingevuld)
  1. Spreadsheet administratie, locatie

De spreadsheet administratie wordt lokaal beheerd op een laptop (digitaal) of in een map (hardcopy) van de BackOffice coördinator Antoinette Knapen. Zij maakt iedere maand een back-up van de systemen. De back-up staat op een externe harde schijf die in de kluis wordt bewaard.

De nieuwsbrief staat op de website en wordt beheerd door IT manager BackOffice Arnold Dubbelman

Op de website is er van Mollie Payments een doneerknop. Bij gebruik worden de gegevens opgeslagen op de website.

  1. Spreadsheet administratie, beheer

Nieuwe vrijwilligers en studenten melden zich aan bij de BackOffice coördinator Antoinette Knapen. Zij verwerkt wekelijks de gegevens in een spreadsheet.

Na afloop van de projectreis wordt het inschrijfformulier en de daarbij horende gedragscode en de spreadsheet vernietigd. Zowel digitaal als hardcopy.

Op een nieuw spreadsheet bewaren we nog 2 jaar (Daarna wordt betrokkene uit het systeem verwijderd).

  • (Voor) naam, mobiel telefoonnummer, E-mailadres (i.v.m. uitnodigen voor bijv. een reünie)
  • Paspoortnummer (i.v.m. evt. vragen van de Zuid-Afrikaans politie)

De aan- en afmeldingen voor de nieuwsbrief komen binnen op de website.

Afmeldingen voor de nieuwsbrief worden per direct uit het systeem gehaald.

Fondsen en sponsoren melden zich aan bij de projectleider Ton van der Smit. Hij levert de gegevens aan bij de BackOffice coördinator Antoinette Knapen. Zij verwerkt wekelijks de gegevens in een spreadsheet.

De gegevens van fondsen en sponsoren worden nog 7 jaar na de laatste betaling in het systeem bewaard. Daarna wordt betrokkene uit het systeem verwijderd.

  1. Spreadsheet administratie, verwerkingen
  2. Machtigingskaart, zie bijlage

De donateur vult de kaart in. Deze kaart wordt overhandigd of gestuurd naar de BackOffice coördinator Antoinette Knapen. Zij verwerkt wekelijks de incasso. Per opgegeven betaalperiode wordt automatisch geïncasseerd. Daartoe wordt naam, voorletters en banknummer ingebracht in het systeem van de bank. Voordat er geïncasseerd wordt, bekijken wij of er geen afmeldingen zijn geweest. Afmeldingen worden direct verwerkt in het incassosysteem van de bank. De kaart wordt nog 7 jaar na de laatste betaling bewaard.

  1. Vriend van Eye For Others kaart, zie bijlage

De donateur meldt zich aan via de doneerknop op de website.

  1. Doneerknop op de website

Donateur vult zelf zijn/haar naam en e-mail in, kiest het bedrag en betaald via de keuzes die er zijn. Mollie Payments rond deze betaling af

  1. Overboeking

De overige betalingen van vrijwilligers, studenten, fondsen en sponsoren worden via overboeking gedaan op onze bankrekening.

2      Bestuursbesluiten rondom de AVG

Het bestuur heeft besloten dat het aangaan van een verwerkingsovereenkomst een te zwaar middel is. Het ligt in de lijn der verwachting dat verwerkers niet zitten te wachten op kleine klanten zoals wij als ze ook nog de uitgebreide administratieve last hebben van het aangaan van een formele overeenkomst.

Het bestuur is ervan overtuigd dat Mollie Payments te Amsterdam, BIS Bureau Internationale Samenwerking te Tilburg en Aubrain Charity te Vierpolders gerenommeerde partijen zijn die zorgvuldig omgaan met de aan hen geleverde bestanden.

3      Beleid rondom continuïteit

De spreadsheet administratie wordt lokaal beheerd op een Laptop van de BackOffice coördinator Antoinette Knapen. Zij maakt iedere maand een back-up van de systemen. De back-up staat op een externe harde schijf die in de kluis word bewaard.

Een data lek wordt altijd gemeld bij jou als klant en bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

4      Aanstelling Functionaris Gegevensbescherming

Voor ons niet van toepassing omdat wij een kleine organisatie zijn. De privacytaak wordt belegd bij de BackOffice coördinator Antoinette Knapen.

Coördinator Office management Eye For Others

Antoinette Knapen

Kervelstraat 25

7322 PV Apeldoorn

E-mail:        AntoinetteKnapen@EyeForOthers.nl

Telefoon:    +31 55 312 5669

Mobiel NL: +31 6 4466 0017

Mobiel SA:  +27 78 818 5858

5        Privacyverklaring

In deze privacyverklaring kun je terug vinden welke persoonsgegevens verwerkt worden door Eye For Others (gevestigd aan Kervelstraat 25, 7322 PV te Apeldoorn) en met welk doel.

Eye For Others hecht er veel waarde aan dat er zorgvuldig wordt omgegaan met alle persoonsgegevens. Om deze zorgvuldigheid te waarborgen houdt Eye For Others zich aan de eisen uit de privacywetgeving, dit betekent het volgende:

  • Wij verzamelen en verwerken zo min mogelijk persoonsgegevens, wij verzamelen alleen de persoonsgegevens die nodig zijn.
    Wij vermelden duidelijk voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken, dit kun je terugvinden in het dossier.
    Wij delen jouw gegevens niet met derden.
  • Jouw gegevens op de website worden opgeslagen op een met SSL beveiligde server hierdoor zijn uw gegevens dus altijd veilig.
  • Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig is.
  • Wij respecteren jouw recht om jouw gegevens altijd op aanvraag te kunnen inzien, te kunnen aanpassen of te kunnen verwijderen.
  • Je hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerking van de gegevens. www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

Persoonsgegevens
Wij vragen geen onnodige persoonsgegevens. Deze gegevens worden niet gedeeld met anderen, behalve de partij die helpt om een eventuele gift af te ronden. Dit is Mollie Payments. Ook bewaren wij jouw naam en e-mail als je ons een berichtje stuurt of ons contactformulier invult. Op deze manier kunnen wij jou helpen. Op onze blog kun je registreren met naam en e-mailadres. Deze gegevens zullen we niet geven aan derden of gebruiken voor nieuwsbrieven of commerciële doeleinden. Het wordt slechts gebruik voor het goed functioneren van de site en om je te informeren dat er reacties zijn gegeven op een nieuws- of blogitem.

Nieuwsbrief
Heb je aangegeven dat je onze nieuwsbrief wilt ontvangen dan ontvang je maximaal een vijftal nieuwsbrieven in het jaar. Hier kun je je gemakkelijk voor uitschrijven in de desbetreffende brief.

Wijziging in deze privacyverklaring
Het is mogelijk dat er in de toekomst wijzigingen plaatsvinden in ons privacybeleid door veranderingen op de website.

Inzage van jouw gegevens
Wanneer jij wilt weten welke gegevens Eye For Others van jou ontvangen heeft en/of bewaard kun je contact op nemen via vraag@EyeForOthers.nl
Hier kun je jouw gegevens opvragen, laten wijziging en gemakkelijk laten verwijderen indien gewenst.

Bewaartermijn persoonsgegevens 
De bij ons bekende gegevens, van uw gift, worden bewaard voor onze administratie. Wij zijn verplicht om deze 7 jaar te bewaren volgens de wettelijke richtlijnen van de Belastingdienst. Naam en e-mailadressen voor het versturen van nieuwsbrieven of deelname aan blog of nieuwsitems worden bewaard totdat iemand zich uitschrijft of geen nieuwsbrieven of blog- of nieuwsitems meer wenst te ontvangen.

Profilering van cookies
Cookies zijn kleine tekstbestandjes die bij de meeste websites op jouw mobiele telefoon, computer of tablet verschijnen wanneer je een website bezoekt. Er is een verschil tussen functionele en niet-functionele cookies. Functionele cookies zijn nodig om de site goed te laten functioneren, dus deze plaatsen wij altijd. Dit is wettelijk ook toegestaan. Zo is er ook geen expliciete toestemming gebruikt voor statische cookies.

Statische cookies maken het voor websites mogelijk om analytische gegevens zoals de hoeveelheid bezoekers van de website te verkrijgen. Op deze manier kunnen wij onze diensten voor jou verbeteren en heb jij een fijnere ervaring op de website van Eye For Others. Wij verkrijgen deze analytische informatie via Google Analytics. Deze gegevens delen wij niet met derden. Wij hebben een verwerking overeenkomst afgesloten en de persoonsgegevens zijn geanonimiseerd (zoals IP-adres).

Inwerkingtreding
De vernieuwde privacyverklaring is in werking getreden op 20 mei 2018.

Autoriteit Persoonsgegevens
Een data lek wordt altijd gemeld bij jou als klant en bij de Autoriteit Persoonsgegevens.